LA VOZ DE GOICOECHEA.- En la doctrina del Derecho Administrativo el tema de los Informes que emiten las Auditorias internas o institucionales; han venido consolidándose los procedimientos de actuación y se basan en los criterios y resoluciones de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República, la Sala Segunda, Sala Constitucional y los Tribunales Contenciosos Administrativos; así como en la práctica diaria de las Instituciones públicas y las Municipalidades están inmersas en este proceso de la búsqueda de elementos que sirvan para sentar las responsabilidades administrativas, civiles y penales.
La Auditoría Interna realiza una investigación preliminar y debe privilegiar los principios de imparcialidad, independencia, justicia y confidencialidad a la hora de realizar la “Relación de hechos” o (RH) como se le denomina en las instancias administrativas. Todo esto es parte del Debido Proceso Administrativo que se estiliza desde sus inicios hasta el final con alguna resolución que surta los efectos jurídicos correspondientes. Es importante que la asesoría profesional este a cargo de un abogado especialista en la materia para que la fiscalización sea apropiada y no se desperdicien los recursos económicos y se busque la “verdad real de los hechos sucedidos en la Institución”.
En los tiempos actuales dada la existencia de tantas leyes, reglamentos y una serie de regulaciones y lineamientos, el buen uso de los fondos públicos y la toma de las mejores acciones y decisiones son fundamentales para que prevalezca el bienestar del interés público y la protección de la ciudadanía que estén seguros de que sus contribuciones al Estado se utilizan de manera transparente y aplicando siempre el principio de legalidad en el control que impone el artículo 11 de la Constitucional Política. Dentro de estos órganos de control interno juegan un papel decidido las Auditorías Internas de investigar las presuntas irregularidades con el manejo de los recursos públicos. No se trata de que una Auditoría interna tome acciones de coadministración constante; ya que los funcionarios públicos y sus directores; sean Presidentes Ejecutivos, Ministros, Alcaldías y Concejos Municipales, Juntas Directivas etc., deben conocer la aplicación de este principio de legalidad.
Cuando los Órganos decisores de una Institución solicitan a las Auditorías Internas, éstas llevan a cabo la investigación preliminar haciendo el análisis y pruebas documentales y testimoniales que le sirvan de sustento para emitir una resolución lo más apegada a la verdad de los hechos; luego vendrá la apertura del procedimiento administrativo ordinario o en procesos en sede judicial según la gravedad de los hechos investigados. Por lo general esta investigación la entrega de manera confidencial en un sobre cerrado. La Contraloría General de la República emitió la comunicación N° D-1-2008-CO-DFOE, donde dispone las directrices de acatamiento obligatorio para las Auditorías Internas y como deben realizar los considerandos y trámites para que las relaciones de hechos tengan un sustento suficiente, pertinente y competente que ayude a la verdad real en un procedimiento administrativo. (Ver Manual de Normas Generales de Auditoría)
La Sala Constitucional en el Voto N° 8841-01 indicó: “II.- (…) la indagación previa es correcta y pertinente, en tanto necesaria para reunir los elementos de juicio apropiados para descartar o confirmar la necesidad del procedimiento formal, o bien para permitir su correcta sustanciación, por ejemplo, cuando se deba identificar a quienes figurarán como accionados en el proceso, o recabar la prueba pertinente para la formulación de cargos que posteriormente se deberán intimar (…)” La misma Sala indica: “Sobre el particular, la Sala ha mantenido el criterio de que una correcta inteligencia del carácter y fundamentos del debido proceso exige admitir que, de previo a la apertura de un procedimiento administrativo, en ocasiones es indispensable efectuar una serie de indagaciones preliminares, pues la Administración -con anterioridad a la apertura del expediente administrativo-podrá requerir la realización de una investigación previa, por medio de la cual se pueda no solo individualizar al posible responsable de la falta que se investiga, sino también determinar la necesidad de continuar con las formalidades del procedimiento, si se encuentra mérito para ello.” (Sala Constitucional Voto N° 2003-091125)
Luego de realizada la “investigación preliminar” nos referimos a “la confidencialidad de los Informes de Relaciones de Hechos” y el experto en Auditoría Lic. Israel Barrantes Sánchez expresa: “Las relaciones de hechos constituyen documentos públicos de acceso limitado, en los cuales se narran actuaciones que pueden generar las responsabilidades en los órdenes civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. En estos documentos se hace un juicio de probabilidades sobre el grado de participación de las personas involucradas en los hechos descritos, su culpabilidad en las actuaciones cometidas, la responsabilidad a la que pueden verse sometidos, el grado de irregularidad que presenta el acto o contrato viciado de nulidad, etc.
Todo lo cual será objeto de un procedimiento administrativo que se ordena iniciar a la administración que se trate o que se sustancia en la misma Contraloría General, o bien de una investigación penal cuando las relaciones de hechos se trasladan como denuncia al Ministerio Público (Oficio Di-CR-494 DEL 14 de setiembre, 2004) Conforme lo dispone el numeral 6 de la Ley General de Control Interno, toda la documentación, información y demás evidencia de las investigaciones que efectúen las auditorías internas cuyo resultado pueda originar un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo, y durante todo el tiempo que dure dicho procedimiento administrativo. Una vez iniciado el procedimiento, tendrán acceso a dicha información las partes involucradas o sus abogados debidamente acreditados; esto último se lleva a cabo en sede administrativa, no corresponde a la auditoría interna.” (La Auditoría Interna. Israel Barrantes. Págs.85 y 86)
Lo fundamental de mantener la “confidencialidad” es que exista una restricción de acceso a las relaciones de hechos para respetar el “Debido Proceso” y que esté dentro de la esfera de la intimidad de las personas y presuntos involucrados; y así garantizar “la presunción de inocencia” y no se divulguen públicamente los hechos objeto de un procedimiento. Para eso existe el momento procesal oportuno para que todas las partes tengan acceso al expediente respectivo. Para que quede claro este tema de la confidencialidad la Contraloría General de la República mediante el oficio N° DJ-1374-2016 dejó zanjada este tema de la siguiente manera: “Históricamente, a partir de la normativa y de la propia jurisprudencia de la Sala Constitucional 1-se ha distinguido tres fases de confidencialidad o niveles de acceso al expediente administrativo: la primera durante la investigación (se denomine a la misma investigación previa, preliminar, relación de hechos, informe sobre presuntas responsabilidades, etc.)
2-y durante esta la confidencialidad es total, tanto respecto del denunciante como de las partes o cualquier otro interesado; la segunda fase inicia con la apertura del procedimiento administrativo o sancionador y continúa hasta la firmeza del acto final, siendo en esta parte la confidencialidad del expediente administrativo es restringida, ya que pueden acceder al mismo las partes y sus representantes legales, con las excepciones de orden constitucional o legal a esta regla. Finalmente, la tercera etapa se constituye una vez resuelto el caso agotada la vía administrativa, que es cuando se produce el cese en la confidencialidad de la información que consta en el expediente administrativo, y por consiguiente, pasa a ser de acceso público y debe estar a disposición de todo ciudadano, quedando a salvo, claro está, la confidencialidad acerca del denunciante.” (Op. Cit. Págs. 96 y 97)
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