Un término muy conocido en gran parte de organizaciones y por casi todos los contadores es el de Cajas chicas o Caja menor, sin embargo la conceptualización, monto y usos varía entre cada entidad.
Recuerdo cuando iniciaba mi vida laboral que mi padre me preguntó “¿Qué es la caja chica?”. Apresurado, le indiqué que un fondo disponible para compras de poco valor en efectivo…Con su experiencia que ahora roza los 40 años en institución pública me indicó que una caja chica de un proyecto determinado permitía hacer compras millonarias debido a su imperiosa necesidad de adquisición. Y esto cambió totalmente mi concepto de este fondo, al punto que hoy día lo defino como “Fondo fijo para la administración de pagos que por su periodicidad, necesidad o importe no ameritan el trámite normal de pago de la compañía.”
En este momento, la regulación costarricense nos remite a consideraciones adicionales, por ejemplo la obligatoriedad de uso de Comprobantes Electrónicos (incluido el polémico y novedoso CE de Compra, http://www.contabilidadyleyescr.com/comprobante-electronico-de-compra/) o pormenores del uso de efectivo
Dentro de los principales puntos que yo considero críticos en el establecimiento de un Reglamento de uso de Caja chica, están los siguientes:
1. Custodio con posibilidad de atender la necesidad de pagos
2. Monto suficiente para cubrir pagos recurrentes
3. Condiciones específicas de los posibles gastos a pagar
4. Montos máximos de pagos individuales de acuerdo a la normativa vigente, incluyendo reglas internas para viáticos o similares (se puede tomar como monto base lo que indica la Contraloría General de la República en estos conceptos.)
5. Periodicidad del reintegro, que debe ser al menos mensual para cumplir con la aceptación de CE.
6. Monto máximo del reintegro, para evitar escasez de fondos o que el custodio financie la operación.
7. Formulario de reintegro normalizado.
La caja chica, en mi experiencia, dista mucho de ser la cajita metálica con efectivo para comprar en la pulpería más cercana. Puede ser un instrumento de control, de atención de necesidades importantes y hasta colaborar en la reducción de tramitología de la entidad. Usémoslo de manera adecuada.
CPI Rolando Durán. Correo: info@contabilidadyleyescr.com
www.contabilidadyleyescr.com
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